Napjaink rohanó világában csak egy dologgal nem spórolunk, az értekezletekre szánt idővel. Olvasd tovább, ha Te is azok közé tartozol, aki úgy érzi rabolják az idejét, mert……..
– nem érkezik megfelelő időben a meghívó;
– nem kapsz infót a meeting céljáról, témájáról;
– nem tudod, kik lesznek a résztvevők, és hogy milyen szereped van az értekezleten;
– nem veszik figyelembe a szervezésnél a naptáradat és az előző programod helyszínét;
– mindig késik valaki, ezért nem tudtok pontosan kezdeni;
– nem vezeti senki az értekezletet;
– nincs napirend/programterv;
– nem tartjátok a normákat (közbevágás, személyeskedés, időhúzás rabolja az időt);
– nem tartjátok a határidőket a feladatoknál;
– beszéltek a semmiről hosszasan;
– teljesíthetetlen vállalásokat tesztek és senki nem vétózza meg;
– melegedőnek használjátok az értekezletet;
– laptopozás, mobilozás zavarja az értekezletet;
– döntés, megállapodás, feladattisztázás nélkül álltok fel;
– elmarad a meeting és nem szólnak;
– ezt egy telefonnal is el lehetett volna intézni.
Nos, csak annyit kell tenned, hogy az alábbi kérdésekre választ adsz, mielőtt bármilyen értekezletet összehívsz.
Kezdd apró lépésekben és akár már az első kérdésre adott válaszod órákat spórol meg nektek!
Szervezés:
– Biztos, hogy a meeting a legjobb megoldás a helyzetre?
– Mi a célja a meetingnek? (infómegosztás, problémafelvetés/megoldás, közös gondolkodás, státusz stb.)
– Milyen témákat érint majd az értekezlet?
– Kik a résztvevői az értekezletnek? -miért ők? – hány főt hívjak meg?
– Milyen időtartam szükséges/elégséges a témára?
– Legyen-e szünet, mikor?
– Hogyan dolgozzuk fel majd a témát (prezentációk, ötletelés, stb)?
– Van-e kapcsolódó anyag, amiből előre tájékozódhatnak?
– Milyen eszközökre lesz szükségünk (flipchart, projektor, stb,)
– Van-e szükség szemléltetésre? – hogyan?
– Kell-e gondoskodni bekészítésről?
– Hol legyen a helyszín? – mekkora legyen? – milyen berendezéssel?
Lebonyolítás:
– Hogyan érjem el, hogy fejben is ott legyenek, ne csak testben?
– Hogyan ismerteted a célt?
– Hogyan teszed érdekeltté a résztvevőket?
– Hogyan tartod és tartatod az időkereteket?
– Mikor tartjátok majd eredményesnek a meetinget? – mi lesz ennek a jele?
– Milyen normák és keretek közt fogtok működni?
– Honnan tudják majd ezt a többiek?
– Mi alapján állítod össze a napirendet?
– Milyen szerepeket osztasz le a résztvevők között? – mi alapján teszed ezt?
– Hogyan tartatod be a kereteket, normákat?
– Hogy reagálsz a késésre?
– Mi teszel, ha elkalandoztok a témától?
– Hogyan kezeled az új, de fontos témák felmerülését, amelyek sok időt vonnak el?
– Hogy tartod fenn az érdeklődését azoknak, akik nem szólnak hozzá, passzívak?
– Hogyan kezeled a hangadókat?
– Mit teszel, ha szerepedet vonják kétségbe?
– Hogyan szemlélteted a mondandódat?
– Hogyan éred el, hogy uazt értsétek egy-egy fogalom alatt?
– Mikor és hogyan összegzitek az addig elhangzottakat?
Utómunkálatok:
– Elérte-e a célját a meeting? Megérte az időt?
– Ki fog dokumentálni és mit, milyen részletességgel?
– Mi történik a rögzített információval – mi a célja? – ki kapja meg?
– Mi történik azokkal, akik előbb mentek el, vagy el sem jöttek az értekezletre?
– Van-e további lehetőség a felvetett témákra való reagálásra?
– Lehet-e utólag változtatni a megállapodáson/határidőn? -hogyan?
